為確保政協(xié)第一屆海東市委員會(huì)第四次會(huì)議順利召開，2月22日，市政協(xié)組織召集相關(guān)負(fù)責(zé)人，傳達(dá)大會(huì)會(huì)議須知、會(huì)議日程等內(nèi)容，通報(bào)大會(huì)人員報(bào)到、食宿安排等工作情況，并對(duì)相關(guān)工作及會(huì)議注意事項(xiàng)進(jìn)行再部署，再?gòu)?qiáng)調(diào)。

會(huì)議對(duì)秘書處下設(shè)的六個(gè)工作小組提出具體要求。要求秘書組負(fù)責(zé)政協(xié)常委會(huì)工作報(bào)告、市委和市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的講話、開幕詞、閉幕詞、大會(huì)各項(xiàng)決議等材料的起草修改、編號(hào)印制、發(fā)放回收、整理歸檔；負(fù)責(zé)會(huì)議籌備及召開期間的各種會(huì)議記錄；負(fù)責(zé)會(huì)議通知。提案組負(fù)責(zé)起草提案工作報(bào)告，會(huì)前通知委員準(zhǔn)備提案和大會(huì)期間委員提案的收集、辦理及會(huì)議提案審查報(bào)告的起草修改。組織組主要負(fù)責(zé)大會(huì)委員發(fā)言材料的征集、審查、編印，提出大會(huì)秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)名單（草案），列席人員名單（草案）等，承擔(dān)大會(huì)座次安排等，辦理大會(huì)臨時(shí)黨組織的相關(guān)工作。

宣傳組負(fù)責(zé)擬定大會(huì)宣傳報(bào)道方案、制定宣傳標(biāo)語(yǔ)、布置宣傳條幅等；負(fù)責(zé)大會(huì)期間宣傳稿件的審定。后勤組負(fù)責(zé)大會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、申請(qǐng)、撥付、結(jié)算；負(fù)責(zé)證件設(shè)計(jì)制作、會(huì)標(biāo)座牌制作；負(fù)責(zé)參會(huì)人員食宿安排、醫(yī)療服務(wù)和食品檢疫、水電通信保障、車輛調(diào)度管理、物資采購(gòu)。安保信訪組負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)勤、會(huì)場(chǎng)外圍安保、委員住地安保、交通秩序維護(hù)；負(fù)責(zé)委員住地、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)消防安全和應(yīng)急事件處理、治安巡邏防范；負(fù)責(zé)信訪工作，做好接訪工作；做好涉及安全保衛(wèi)和涉防工作的其他事項(xiàng)。

會(huì)議還安排部署了各討論小組秘書的職責(zé)和分工。